Como evitar erros nos pedidos para as processadoras

30/01/2024 - 10h21

Em qualquer relação comercial, a comunicação eficiente é um fator-chave para assegurar que todas as partes envolvidas saiam satisfeitas. No caso das vidraçarias, essa comunicação é importante não só junto aos clientes, mas, principalmente, com as processadoras que fornecem as peças de vidro a serem comercializadas.

Dessa forma, é essencial dedicar atenção aos pedidos que são enviados ao seu fornecedor: se feitos de forma confusa ou mal-elaborada, podem levar a falhas, atrasos e perdas para ambos os lados. A seguir, O Vidroplano aponta os principais erros cometidos nessa tarefa e apresenta dicas para emissão de pedidos mais eficazes.

A pressa é inimiga da perfeição
Três erros bastante comuns nos pedidos enviados às processadoras são a falta de informações, a presença de medições incorretas e a ilegibilidade das anotações – a dificuldade para conseguir entender o que está escrito.

“Os maiores problemas são muitas vezes relacionados à pressa de enviar o pedido. Com isso, acaba-se esquecendo de informar todas as necessidades”, alerta Lucas Bremm, diretor-comercial da Mary Art Vidros. Essa pressa frequentemente resulta em desenhos improvisados e até no uso de material inadequado para passar o pedido. Tudo isso acaba transferindo o problema para quem irá produzir o vidro solicitado. Muitas processadoras contam com modelos ou sistemas próprios para a anotação dos pedidos. Porém, é preciso que eles sejam preenchidos corretamente. “Se recebemos alguma solicitação fora do nosso formulário, demoramos muito mais a leitura”, aponta Alessandra Reis, coordenadora-comercial da Viminas.

Vale destacar também a falta de padronização. Angelo Gracioli, gerente-comercial da Cristal Sete, explica: “Grande parte dos vidraceiros que ainda não usam as ferramentas de e-commerce costuma cometer erros simples, confundindo-se bastante com as medidas das peças – alguns as passam em centímetros e outros em milímetros, o que gera ruído na comunicação e leva a perdas, retrabalhos e prejuízos”.

 

 

Quem perde com esses problemas?
A resposta é simples: todos. “Sempre que ocorre algum erro por qualquer uma das partes, ou por ambas, gera-se um transtorno muito grande que vai além do prejuízo financeiro”, comenta Gracioli, ressaltando que o desconforto resultante faz com que cada lado fique empurrando a falha para o outro, gerando descontentamento por ambas as partes – e não só por elas. “O mais prejudicado é sempre o consumidor final, que fica com a obra inacabada e pode acabar denegrindo o setor como um todo — e isso não é bom para nossa cadeia.”

Alessandra Reis, da Viminas, exemplifica como um pedido malfeito pode resultar em problemas para todos. “Por vezes, recebemos projetos complexos com informações apenas das medidas de vãos. Com isso, nós acabamos precisando calcular todas as folgas – sem conhecer a obra –, o que pode resultar em falhas nos cálculos, gerando atrasos e transtornos financeiros.”

“Eu costumo mencionar que todo e qualquer tipo de erro enfraquece o segmento como um todo: a processadora perde forças e a vidraçaria também, prejudicando a saúde das empresas tanto no aspecto financeiro como no tempo perdido, além do estresse causado”, observa Lucas Bremm, da Mary Art. Dessa forma, há muito a ser perdido com a falta de cuidado na elaboração dos pedidos antes de enviá-los – felizmente, evitar esses problemas é mais simples do que pode parecer.

Como melhorar os pedidos?
Sem dúvida nenhuma, o momento de passar a limpo o pedido é crucial para a administração do seu negócio e deveria ser encarado como prioridade. Bremm recomenda o uso de uma checklist durante a elaboração do pedido para facilitar o acompanhamento, item a item, de tudo que deve ser informado.

Todas as informações cruciais para a peça desejada devem estar presentes no pedido, organizadas e legíveis, para que as processadoras percam o menor tempo possível em retornos para dúvidas. No entanto, o diretor da Mary Art também sugere que se evite incluir detalhes que não sejam relevantes para a produção do vidro. “Se é preciso explicar todo o seu projeto no pedido, é sinal de que ele não foi bem realizado.”

Entre as informações indispensáveis, Alessandra, da Viminas, cita as medidas para folgas, furações e recortes: “Cada ferragem tem um tipo de folga. Se essa informação não chegar corretamente, gera prejuízo para o cliente, pois, uma vez temperada, não é possível modificar a peça de vidro”.

 

 

Padronizando (e modernizando) os pedidos
Alessandra orienta os clientes da Viminas a utilizar os formulários da processadora, pois indicam as informações necessárias a serem preenchidas. Mas quem não gosta de mexer com papel tem outra opção na empresa: o e-commerce. “Essa modalidade pode ser utilizada em qualquer lugar, pois o cliente pode acompanhar todo o pedido, desde a liberação do setor financeiro até o carregamento para entrega”, ela explica.

O sistema de e-commerce é bastante usado pela Cristal Sete. “O processo de envio de pedidos melhorou muito nos últimos anos, pois muitas empresas também já trabalham com ele”, comenta Gracioli. Uma das principais vantagens oferecidas por essa solução diz respeito ao acompanhamento do prazo de entrega da encomenda. “Como ali aparece a previsão de carregamento dos pedidos, o vidraceiro consegue se programar com sua equipe de instalação”, salienta.

Muitos pedidos: como fazer?
Frequentemente, sua vidraçaria terá váriaspeças diferentes para encomendar no mesmo período. Nesse caso, fica a dúvida: é mais eficiente enviar todos os pedidos de uma vez ou separadamente?

A resposta vai depender da processadora. A Mary Art, por exemplo, recomenda que o envio seja feito separadamente. “Isso acelera o processo de encaminhamento para a fábrica e melhora o processo de leitura de todos os itens necessários, diminuindo absurdamente a chance de erros em algum dos pedidos”, explica Lucas Bremm.

Já a Cristal Sete considera que o vidraceiro pode passar todos os pedidos de uma vez dentro do prazo normal. “Quando o volume solicitado é muito maior que o de rotina, o nosso PCP [Planejamento de Controle da Produção] faz uma orientação; o vendedor, então, entra em contato com a vidraçaria para negociar e dividir a carga em duas ou mais entregas”, informa Gracioli.

Na dúvida, consulte a processadora para a qual sua empresa costuma pedir os vidros. Ela poderá informar qual dessas possibilidades considera melhor para assegurar a entrega sem erros e dentro do prazo esperado.

Dentro das normas
Por fim – mas definitivamente não menos importante –, um ponto crucial antes do envio do pedido é averiguar se a especificação do vidro encomendado atende as normas técnicas para a aplicação pretendida. Como todo profissional de qualquer elo da cadeia vidreira deve saber, o descumprimento das normas pode resultar em consequências gravíssimas e irreparáveis.

Embora as processadoras também tenham conhecimento das normas, nem sempre elas têm como observar um pedido que não as siga. Nos casos em que esse problema é detectado, o procedimento padrão das processadoras é recusar o pedido e procurar o vidraceiro – isso impedirá a aplicação do vidro fora das normas, é claro, mas também causará um atraso considerável e a necessidade de refazer o pedido. Por isso, recomenda-se que os vidraceiros sempre tenham em mãos as normas e as informações técnicas que dizem respeito à finalidade pretendida para as peças desejadas.

 

 

Lucas Bremm deixa uma dica valiosa para agilizar essa consulta: “A tabela Que vidro usar?, elaborada pela Abravidro para a campanha #TamoJuntoVidraceiro, é uma excelente ferramenta de rápida absorção com relação aos tipos de vidro que podem ou não podem ser usados em determinados projetos”. Além disso, no Educavidro, plataforma vidreira gratuita de ensino a distância, um dos cursos temáticos oferecidos é o de “Aplicações do vidro”, que aborda os principais usos do material na construção civil, como guarda-corpos, coberturas, fachadas, portas, janelas e boxes de banheiro, sempre orientando essas aplicações conforme as normas da ABNT.

Este texto foi originalmente publicado na edição 613 (janeiro de 2023) da revista O Vidroplano. Leia a versão digital da revista.

Foto de abertura: Freedomz/stock.adobe.com