Trabalho sob controle

21/03/2019 - 09h48

O objetivo do trabalho de todo vidraceiro é entregar a obra ao cliente com “chave de ouro”. Ou seja, oferecendo qualidade impecável, dentro do prazo e atendendo as expectativas do usuário. Para que isso seja possível, não basta ter bons profissionais e aplicar os vidros corretamente segundo as normas técnicas: a fórmula para o sucesso começa ainda no planejamento dos pedidos.

Sua empresa está preparada para garantir a organização das etapas de trabalho e, com isso, satisfazer o consumidor? Nas próximas páginas, O Vidroplano apresenta algumas dicas para ajudar você a ter um funcionamento natural e sem sustos.

Ordem para o progresso
Para Leandro Venske, sócio-administrador da Alumiville Alumínios, de Araquari (SC), toda etapa da produção precisa ser devidamente planejada, desde um simples orçamento até uma instalação. “Quanto melhor for desenhado, melhor o resultado, seja para os colaboradores que ali trabalham, para o proprietário ou para o cliente”, avalia.

A organização do funcionamento de uma vidraçaria depende de uma comunicação interna bem-estruturada. Esse é um dos pontos priorizados no trabalho da A Confiança Vidros de Segurança, de Juiz de Fora (MG). “Temos uma agenda compartilhada entre toda a equipe, possibilitando o estudo de cada instalação e suas particularidades, além de facilitar a separação do material”, comenta José César Salomão Colucci, proprietário e gerente da empresa.

Antes de dar início às atividades, vale a pena checar todos os elementos necessários para a realização. “Fazemos checklist em todos os setores, do administrativo às áreas de vendas e de instalação”, informa Janaína Dassi, gestora-administrativa da NatuVidros, de Itapetininga (SP). “Um dia antes do trabalho, um responsável separa e confere tudo que cada dupla vai levar e, no dia seguinte, cada dupla recebe sua ordem de serviço listando tudo que precisa ser usado naquela determinada obra. Antes de sair, os profissionais conferem novamente se tudo está ‘OK’”

Uma técnica para organizar um projeto sugerida por Enio Pinto, gerente de Relacionamento com o Cliente e especialista em empreendedorismo do Sebrae, é a 5W2H, na qual cada letra diz respeito a um termo em inglês:

What: o que precisa ser feito;
Who: quem vai fazer o que precisa ser feito;
Why: por que precisa ser feito;
When: quando (ou até quando) precisa ser feito;
Where: onde precisa ser feito;
How: como deve ser feito;
How much: quanto vai custar.

“Pequenos empreendimentos, utilizando essa técnica, conseguem elaborar um planejamento bastante pragmático e objetivo para nortear o processo”, explica.

Tudo começa com uma ideia
Qualquer tipo de empreendimento precisa que o empresário prepare-se para fazer o negócio andar. Segundo Enio Pinto, do Sebrae, um dos maiores erros nesse momento é a dificuldade no estabelecimento de objetivos — se eles não estão bem-definidos, fica complicado nortear qual a situação desejada e o que é preciso fazer para alcançá-la. Enio sugere dividir o termo “metas” em cinco qualidades para serem analisadas — como se fossem um acróstico (composição feita quase sempre a partir das letras iniciais de uma palavra):

– Mensurável: você tem de conseguir medir para saber se foi atingida ou não;
– Específica: tem de ser clara, estar bem-definida;
– Temporal: é preciso determinar um prazo limite para ser realizada;
– Alcançável: deve-se verificar se a vidraçaria é capaz de cumpri-la;
– Significado: tem de ter um grande sentido para sua organização.

No momento em que sua vidraçaria tiver uma meta com essas cinco características, torna-se muito mais simples definir um planejamento que garanta a mudança da situação atual para a pretendida.

Preparado para imprevistos
Um bom plano de ações é fundamental para um trabalho de qualidade, mas só ele não é suficiente: ao colocá-lo em prática, o controle do andamento do projeto necessita de atenção essencial. “As atividades precisam ser acompanhadas e monitoradas sistematicamente, pois existem mudanças de contextos que precisam ser consideradas”, aponta Enio Pinto, do Sebrae. “Antes do computador, eu falava que as coisas tinham de ser feitas a lápis, porque você precisa estar constantemente apagando e refazendo para atingir a meta.”

Além de verificar a necessidade de mudanças no processo, o vidraceiro também deve checar constantemente o cronograma para a entrega da obra. Se as etapas são alcançadas dentro dele, é sinal de que a equipe está no caminho certo. Caso contrário, cabe identificar o que está atrasando o trabalho e definir a melhor forma para solucionar o problema.

Para ajudar no controle de suas atividades, a A Confiança Vidros de Segurança usa um aplicativo comercial que possibilita o acompanhamento do serviço que está sendo prestado e, se o cliente for antigo, do que já foi feito. “Essa ferramenta nos permite atualizar e gerar ordens de serviço que acompanhamos até a finalização da obra. Também solicitamos fotos das instalações acabadas para controle e estudo de novos projetos”, conta César Colucci.

De forma semelhante, a NatuVidros faz uso de relatórios gerados por um software de gestão da empresa para a elaboração de projetos, orçamentos, atendimento ao cliente, compra de material, instalação e até pós-venda, enquanto as atividades da Alumiville Alumínios são apoiadas em planilhas de controles financeiro, levantamento de custos e controle de prazos de entrega.

Investindo na qualidade do negócio
A qualificação do vidraceiro faz toda diferença para garantir uma estruturação eficiente dos seus trabalhos. Mas engana-se quem pensa que fazer um curso vai torná-lo preparado pelo resto da vida: a capacitação deve ser encarada como um processo constante. “Acredito que, tanto na região em que atuamos como no resto do País, o que precisamos é de educação”, avalia Leandro Venske, da Alumiville Alumínios. “Acesso à informação todos temos. Porém, poucos fazem uso dela por não entender que seja tão importante conhecer quais regulamentos regem uma empresa que trabalha com vidros e esquadrias e a que riscos o vidraceiro expõe a si mesmo, aos colegas de trabalho e aos clientes.”

Janaína Dassi, da NatuVidros, concorda: “Nunca saberemos o suficiente. Por isso, buscamos sempre aprender algo novo todos os dias e investimos constantemente em treinamentos. Também adquirimos dois softwares que nos auxiliam principalmente na administração dos processos, desde o primeiro contato com o cliente até a entrega final e pós-venda da obra”.

Considerando a formação de profissionais e a adoção de softwares e ferramentas de apoio no planejamento e no controle das atividades, de quanto capital uma vidraçaria pequena precisa para dar conta desses investimentos? Enio Pinto, do Sebrae, responde: “É muito difícil estabelecer um valor em relação a isso, pois vai depender do porte dela e do perfil do empreendedor, entre outros fatores. Costumo dizer que o capital fica em segundo plano se você tem uma boa ideia de negócio. Hoje, o mercado tem muito mais empresas com recursos para investir num bom empreendimento como um sócio ou investidor do que de fato empreendedores com bons modelos de negócio. Desenvolvendo isso, o capital virá naturalmente.”

As vidraçarias que conseguem trabalhar dessa forma, priorizando a organização e o controle de suas atividades, conseguem fornecer um trabalho com excelência aos seus clientes e prosperar. César Colucci, da A Confiança Vidros de Segurança, bem define: “O funcionamento prazeroso de um negócio só é atingido quando somos capazes de determinar planos inteligentes e factíveis”.

Ao fazer negócios, não se esqueça!
O Vidroplano perguntou às vidraçarias consultadas para a reportagem quais são as boas práticas essenciais para garantir a entrega da obra com chave de ouro ao seu cliente, desde o fechamento do pedido até a finalização do serviço. Estes foram os pontos destacados:

– Tratar cada cliente como único, dando atenção às suas especificidades;
– Ter clareza do que está sendo negociado, sem deixar espaço para dúvidas;
– Fazer orçamento com uma margem adequada;
– Criar parceria com bons fornecedores que tenham o mesmo respeito e comprometimento;
– Checar o pedido antes de enviá-lo para a processadora e conferir o material recebido;
– Preparar o cliente para receber a equipe de instalação;
– Ser pontual tanto ao chegar à obra como ao entregá-la;
– Garantir qualidade e segurança na instalação;
– Oferecer pós-venda ágil e com toda a documentação pertinente.

Este texto foi originalmente publicado na edição 555 (março de 2019) da revista O Vidroplano. Leia a versão digital da revista.