Confira dicas para o planejamento do seu trabalho

26/01/2022 - 10h41

Como anda o planejamento das atividades da sua vidraçaria? Essa não é somente a primeira etapa em sua rotina de trabalho: ajuda a determinar o sucesso – ou o fracasso – de seu funcionamento e do cumprimento dos prazos de entrega.

Com um novo ano começando agora, que tal rever a forma como essa tarefa é feita? Para ajudar, O Vidroplano apresenta, nas páginas a seguir, dicas de especialistas e profissionais do nosso setor, bem como ferramentas que podem facilitar o trabalho e proporcionar maior controle sobre cada etapa.

 

 

O começo de tudo
“O planejamento é sempre uma ferramenta decisiva no sucesso empresarial, em qualquer segmento de atividade: somente planejando bem o empresário pode assegurar o uso adequado e racional de insumos, energia e mão de obra”, avalia Carlos Melles, presidente do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae). Carlos Santos, sócio-proprietário da SFTI, concorda: “Quando essa etapa não é feita adequadamente, surgem imprevistos que geralmente resultam em custos excessivos, atrasos e insatisfação do consumidor”.

Melles aponta que o planejamento permite ao empreendedor identificar entraves, bloqueios, dificuldades e desafios que têm de ser superados, não deixando que ele se depare com essas questões tarde demais, quando outras atividades já estiverem sendo executadas. “Esse processo é essencialmente composto pela matéria-prima nobre, a informação. Assim, nesse momento, é fundamental ouvir todos os envolvidos, principalmente os clientes, a razão de ser de qualquer empreendimento, e consultar também fornecedores e até concorrentes”, orienta.

Contudo, o presidente do Sebrae destaca que o excesso de informação às vezes pode prejudicar a tomada de decisão. “Pode, inclusive, levar ao que chamamos, de forma informal, de ‘parálise por análise’”, explica. Por isso, outra característica necessária para esse trabalho é a organização: “Com uma boa gestão e maior controle desses dados, as vidraçarias conseguem aumentar a eficiência nos seus atendimentos e evitar erros em seus processos”, comenta Homero Luz, consultor-comercial e de Marketing da ECG Sistemas.

E engana-se quem pensa que só empresas grandes devem se planejar. “Muitos vidraceiros acreditam que, por serem pequenos, não precisam criar procedimentos – e aí está o erro”, alerta Cirilo Paes, consultor especialista em vidros e esquadrias de alumínio da CP Consultoria Empresarial e Apoio Administrativo. “Independentemente do tamanho do negócio, fazer as coisas de maneira organizada e com regras é fundamental para evitar dores de cabeça futuramente.”

Paes conta que muitos clientes só se preocupam com o planejamento quando estão no sufoco, não observando que acaba sendo muito mais custoso arrumar algo bagunçado do que organizar do zero. O mesmo vale para vidraçarias grandes. “Não adianta a empresa crescer, mas a mente do empresário não evoluir.”

O que levar em conta
“Para o começo do planejamento, é essencial que as informações sejam claras em cada departamento. As pessoas envolvidas precisam saber claramente quais são as tarefas a serem executadas de acordo com o resultado necessário”, afirma Paes, salientando que, para que haja eficiência dos colaboradores em todos os processos dentro de uma vidraçaria, é preciso identificar o que pode travar o andamento do serviço para criar procedimentos e deixar a tarefa mais eficiente.

Jaqueline Fazolim, gerente de Projetos da vidraçaria Fazolim Vidros, de São Bernardo do Campo, no ABC paulista, conta como é feito o processo dentro da sua empresa. “Todo projeto, após aprovado pelo departamento comercial, passa por checklist com os departamentos de projetos e compras, e é acompanhado por três setores simultaneamente. Sem dúvidas, a comunicação interna é a ferramenta mais precisa para um bom trabalho”, relata apontando que todos os setores e etapas devem ser considerados – não adianta dedicar toda a atenção à equipe de projetos se o time de compras adquirir o produto errado, por exemplo.

Após definir as etapas e o cronograma para a realização do trabalho, a vidraçaria precisa que algum profissional ou equipe se responsabilizem por manter o controle desse planejamento – isto é, acompanhar o que está sendo feito para garantir que nada saia dos eixos. No caso da Fazolim, essa atribuição é desempenhada pelo departamento de pós-vendas. “Brinco que nossa colaboradora é como uma sirene; a principal função dela é sinalizar os departamentos sobre os prazos de cada tarefa e, caso alguma etapa demande mais tempo para acontecer, ela precisa acionar os demais setores para suprir esse prazo ou comunicar ao cliente a causa e solução para esse processo”, conta Jaqueline.

A gerente de Projetos acrescenta que, muitas vezes, o atraso vem da própria obra e não das atividades internas da vidraçaria. Esses fatores externos também devem ser comunicados pelo vidraceiro ao consumidor assim que identificados, para que não haja desentendimentos.

Informatizando seu planejamento
Hoje o mercado conta com uma série de softwares para planejamento e gestão voltados para as especificidades das mais variadas empresas – e isso inclui as vidraçarias. O uso desses sistemas pode fazer toda a diferença para esse trabalho. “Um bom programa de gestão contribui muito para agilizar o andamento, pois torna possível o acompanhamento de todos os processos e ajuda a identificar possíveis problemas, antes que estes prejudiquem a entrega final de um trabalho”, sinaliza Carlos Santos, da SFTI.

O uso desses softwares ainda não é tão disseminado no Brasil, embora venha crescendo. Uma pesquisa feita pelo Sebrae em 2018 mostra que o caderno ainda é o meio preferido dos microempreendedores individuais – os quais somam mais de 13 milhões de empresários – para o controle financeiro da empresa. “Esses empreendedores somam 50% do total, enquanto 21% já passaram para a era do computador. O percentual é mais acentuado entre os jovens de até 24 anos, os quais aderiram mais facilmente aos meios digitais”, avalia Melles, do Sebrae.

O custo da implementação desses programas pode ser visto como um empecilho para os vidraceiros – mas ignorá-los pode acabar sendo mais custoso. “Muitos ficam preocupados com o preço de um sistema, mas com o comprometimento em realizar as configurações iniciais e o treinamento, o investimento retorna muito rápido, tornando-se uma ferramenta indispensável na rotina do vidraceiro”, explica Homero Luz, da ECG Sistemas.

Contudo, Cirilo Paes alerta que, para aproveitar esses sistemas, o vidraceiro e sua equipe precisam antes estar bem-preparados. “Não é eficiente eu ter um software e os processos não estarem claros e bem-definidos. Uma coisa que eu sempre explico para meus clientes é que o computador é ‘burro’, ele só faz o que eu mando. Se eu não o alimento da forma certa, ele não vai fazer o que eu preciso.” Também é importante buscar orientações junto aos desenvolvedores dessas ferramentas para aprender a usar todas suas funções: a ECG Sistemas e a SFTI oferecem treinamentos e canais de suporte para seus sistemas (conheça mais sobre eles a seguir).

 

 

 

Opções no mercado
Um dos softwares disponíveis para ajudar no planejamento dos vidraceiros é o GlassControl Vidraçaria, da SFTI. Com ele é possível monitorar os trabalhos em aberto e seus respectivos status. A ferramenta permite digitar e elaborar pedidos com base em sua extensa biblioteca de projetos, que pode ser expandida e personalizada pelo usuário.

Um de seus diferenciais é a integração do sistema do vidraceiro aos de seus parceiros. “O GlassControl está disponível nas versões vidraçaria, distribuição e indústria. Como todas são integradas, não há retrabalho para troca de informações entre as versões do software”, detalha Carlos Santos. Além da agilidade obtida nos processos, o sócio-proprietário da SFTI acrescenta que o programa conta com inúmeras consultas, gráficos e relatórios, bem como simplifica e agiliza o processo de entrega e fatura de contas, com emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) e nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e).

Outra opção no mercado é a ECG Glass, ferramenta da ECG Sistemas. Com ela, as vidraçarias e serralherias podem acompanhar o relatório de todos os pedidos aprovados e de ordens de serviço que ainda estão pendentes, verificando se estão dentro ou fora do prazo e em que etapa o processo se encontra (medição, compra, instalação etc.).

“O ECG Glass é um sistema integrado: a partir do cadastro do cliente, já é possível realizar o orçamento e fazer o agendamento de medição ou de instalação”, destaca Homero Luz. Essa integração se estende à área de faturamentos: com o módulo financeiro, o ECG Glass fornece as informações de contas a pagar e receber, não sendo necessário fazer novos lançamentos. E, caso haja pendência por algum erro, ou por parte do cliente, o vidraceiro terá acesso a essa informação e poderá alimentar o sistema, fazendo um novo agendamento.

Outras formas de organizar seu planejamento
Há ferramentas além dos softwares de gestão que podem auxiliar o vidraceiro nesse trabalho – algumas delas, gratuitas. “O Google Agenda, por exemplo, é um aplicativo extremamente eficiente. Com ele é possível fazer o agendamento de serviços por equipe e incluir outros colaboradores na mesma agenda, de forma que todos possam visualizar o que precisa ser feito”, explica Cirilo Paes.

Embora os programas tragam muitas facilidades para o planejamento das atividades, um empreendedor com problemas com a Internet ou equipamentos digitais pode sempre recorrer ao controle manual. “Um caderno com o controle de entrada e com a relação de todos os custos fixos e variáveis do negócio já pode dar ao empresário uma melhor compreensão sobre a saúde financeira do seu negócio”, sugere Carlos Melles, do Sebrae.

 

 

 

Foco e organização: metas para 2022
Seja qual for a solução escolhida, Jaqueline Fazolim ressalta que o segredo não está na ferramenta, mas sim no cumprimento de normas e processos internos e na capacitação de equipe. “Para 2022, nossos planos são investir ainda mais no nosso capital humano, para que nosso ecossistema evolua cada vez mais”, destaca.

Cirilo recomenda que, para um bom planejamento de início de ano, o vidraceiro faça uma avaliação dos resultados de planejamentos anteriores, levantando neles o que é desejável preservar e o que é melhor eliminar. “Se isso estiver bem claro para o vidraceiro e para os colaboradores, fica mais fácil planejar aonde se deseja chegar.”

“Uma das premissas dos nossos clientes na hora de fidelizar um fornecedor é saber da pontualidade dele e de seu comprometimento com a obra”, observa Jaqueline. “Planejamento estratégico não é um bicho de sete cabeças; investir tempo na organização e controle dos processos significa reduzir riscos, custos e aumentar a produtividade de todos.”

Crédito da imagem: Me studio/stock.adobe.com

Este texto foi originalmente publicado na edição 589 (janeiro de 2022) da revista O Vidroplano. Leia a versão digital da revista.